Je ziet ze weer vaker hangen in toiletruimtes: stickers die uitleggen hoe je ‘goed’ je handen moet wassen. Soms hangen ze er al meer dan tien jaar: sinds 2009, bedoeld om verspreiding van de Mexicaanse griep tegen te gaan. We waren het bijna allemaal vergeten. Maar het voorwerk voor die mogelijke crisissituatie, bleek begin 2020 toch weer nuttig.

Scenario 101
Door de jaren heen ben ik bij aardig wat crisissituaties betrokken geweest. In alle eerlijkheid: sommige voorvallen blijken uiteindelijk vooral ‘issues’ te zijn, die zelden tot een echte crisis uitgroeien. Maar één keer in de zoveel tijd is het raak. Om daar op voorbereid te zijn, is het belangrijk om je voorwerk te hebben gedaan: het crisiscommunicatieplan moet op orde én bij de tijd zijn. En voor de belangrijkste scenario’s is een eerste uitwerking belangrijk. Maar vergeet niet: ook al werk je 100 scenario’s uit, de kans dat het scenario 101 wordt is vaak minstens zo groot.

Communicatie en BCM: potentiële vrienden
De meeste organisaties kennen voortaan één of meerdere mensen die verantwoordelijk zijn voor het business continuity management. Zij zorgen voor de plannen en procedures zodat de organisatie goed is voorbereid in geval van calamiteiten of crises en daar goed op kan reageren. Het belang van goede samenwerking door Communicatie met ‘BCM’ kan ik niet goed genoeg benadrukken. Natuurlijk voor het geval dat een calamiteit zich aandient. Ben je nog geen vrienden met BCM, wordt dat dan snel. 2020 heeft laten zien dat Communicatie & BCM in gezamenlijkheid grote dingen kunnen laten zien.

Scenariodenken Vooral ook omdat Communicatie bij uitstek geschikt is om mee te denken in de scenario’s die de basis vormen van BCM-plannen & -procedures. Voortdurend schakel je voor (externe én interne) communicatie tussen wat mogelijk kan gebeuren en hoe je inspeelt op wat daadwerkelijk ís gebeurd. In het meedenken met BCM én het vervolgens uitwerken van het ‘eigen’ crisiscommunicatiedeel heeft Communicatie daarom absoluut toegevoegde waarde. Maar vergeet niet: de werkelijkheid pakt altijd net even wat anders uit.

Covid-19: anders dan de Mexicaanse griep
De afgelopen jaren ben ik diverse malen pandemiescenario’s tegengekomen bij het actualiseren van crisiscommunicatieplannen. Met de Mexicaanse griep uit 2009 als belangrijkste aanleiding, telkens. Al dan niet opvallend: covid-19 pakte in 2020 helemaal anders uit. Niet het risico dat een groot deel van het werknemersbestand besmet zou raken, maar de ontwrichting van de samenleving om de organisatie heen, had de grootste impact. De voorbereidingen waren daarmee niet in één keer waardeloos, maar het liet zien dat je voorbereid moet zijn op iets totaal anders. Als je daarbij gebruik kunt maken van goed voorwerk, dan ben je al een heel eind op weg!